Skype-tilaisuuksista kaikki irti

Etäkokoustaidot ovat nousseet arvoon arvaamattomaan. Mutta saammeko aina kaiken hyödyn irti kokouksista ja meillä käytössä olevista työvälineistä? Väitän, että emme: harmillisen usein tilaisuutemme tuntuvat perustuvan puheeseen ja ruudunjakoon. Skypestä olisi kuitenkin paljon muuhunkin.

Olen koonnut tähän kirjoitukseen hyödyllisiä vinkkejä ja ideoita osallistavien työkalujen käyttöön. Lähtökohtana kirjoituksessani ovat Skypestä löytyvät työkalut, mutta monille löytyy myös korvaava työkalu.

Luonnoslehtiö (Whiteboard)

Skype luonnoslehtiö on virtuaalinen paperi tai taulu, johon kaikki osallistujat voivat kirjoittaa ja piirtää samanaikaisesti. Luonnoslehtiö sopii ideointiin ja ajatusten jakamiseen sekä muuhun yhteiseen työstämiseen, oikeastaan vain mielikuvituksesi on rajana. (Vaihtoehtoja Skype-luonnoslehtiölle: Google Jamboard, Miro tai Windows Whiteboard. Myös Padlet soveltuu useimpiin.) Tässä joitain käyttöideoita:

Ajatusten kartoitus: Voit kerätä osallistujien ennakkotietoja, odotuksia tai toiveita tai kartoittaa tiettyyn aiheeseen liittyviä ajatuksia, kokemuksia, huolia tms.

Jana, nelikenttä, taulukko tms: Voit organisoida tekemisen myös erilaisilla ennakkoon tekemilläsi rakenteilla. Miten olisi vaikka SWOT-analyysin tekeminen yhdessä nelikenttään tai janatehtävä, jossa pyydät osallistujia kirjoittamaan nimensä janalle ei kokemusta – paljon kokemusta.

Muistion kirjoittaminen: Voit kirjoittaa muistiota luonnoslehtiöön mikäli tilaisuudessa ei hyödynnetä työpöydän tai esitysmateriaalin jakoa.

Ideointi: Luonnoslehtiö on mainio kaveri ideoiden keräyksessä ja prosessoinnissa. Sillä pystyy keräämään lyhyessä ajassa paljon ideoita osallistujilta. Pyydä ensin osallistujia ideoimaan tehtävänannon mukaisesti. Sen jälkeen voitte priorisoida leimasimen avulla siten, että kukin antaa tietyn määrän ”ääniä”.

Käytä Skypen luonnoslehtiötä näin:

  • Avaa luonnoslehtiö Skypen Jaa sisältö -osiosta (samasta paikasta löydät mm. työpöydän jaon). Avaa osio Lisää ja valitse Luonnoslehtiö. Muista esitellä työkalu osallistujille työskentelyn alussa!
  • Avaa aiemmin käytetty luonnoslehtiö Jaa sisältö > Hallitse sisältöä -osiossa.
  • Tallenna luonnoslehtiö kohdassa Jaa sisältö > Hallitse sisältöä, tiedoston kohdalla valitse kolme pistettä (…) ja valitse tallenna nimellä. Lähetä OneNoteen -vaihtoehdolla saat tekstit OneNoteen. Voit myös maalata sisällön ja kopioida ja liittää sen, jolloin saat tekstit talteen esim. Wordiin.

PowerPoint-tiedoston jakaminen Skypessä

Materiaalin jakovaihtoehdoissa sinulla on yhtenä vaihtoehtona Jaa PowerPoint-tiedostoja. Tämän jakamismuodon avulla saatte käyttöönne huomiotyökalut, joilla kaikki voivat piirtää, kirjoittaa ja tehdä muita huomioita dioihin. Työkalut saa käyttöön oikealla ylhäällä olevasta kynän kuvakkeesta.

Tätä toiminnallisuutta voi käyttää moneen samaan asiaan kuin luonnoslehtiötä, erotuksena on, että työskentelyala on rajallisempi. Toisaalta voit tuottaa uudelleenkäytettäviä valmiita dioja työskentelyn pohjaksi. Tämän toiminnallisuuden osalta on havaittu epävakaisuutta, tehdyt merkinnät eivät aina näy kaikille samalla tavalla.

Kysely (Poll)

Skypen kyselytoiminnon avulla saat tehtyä lyhyitä monivalintakysymyksiä osallistujille. Vastaaminen on anonyymiä. Valmistelethan kyselyt etukäteen. (Vaihtoehtoja Skype kyselylle esim. Mentimeter, Survey-Maker tai Poldaddy.) Tässä joitain käyttöideoita:

Mielipiteiden ja asenteiden kysyminen: Esim. Mikä on organisaatiomme nykytila xxx asian suhteen? Mikä on vireystilasi tällä hetkellä? Miten tärkeänä pidät asiaa x työsi kannalta?

Pohjatietojen kartoitus: Ovatko osallistujat esimerkiksi käyttäneet seuraavaksi käsiteltävää työkalua tai menetelmää aiemmin.

Palautteen kerääminen: Voit esimerkiksi tilaisuuden lopuksi kysyä oliko tilaisuudesta hyötyä oman työn kannalta. Koulutuksen lopussa pystyt keräämään koulutuksen palautteen kyselyn avulla jälkikäteen lähetettävän palautelomakkeen tilalta tai sitä täydentämään.

Huomioi nämä Skype-kyselyjen osalta:

  • Luo kysely Jaa sisältö -osiosta. Siellä on osio Lisää…, josta valitse Kysely.
  • Aiemmin valmistelemasi kyselyt löydät Hallitse sisältöä-osiosta.
  • Saat näkyviin maksimissaan 7 vastausvaihtoehtoa.
  • Osallistuja voi valita vain yhden vaihtoehdon.
  • Älä muokkaa kyselyä sen jälkeen, kun olet julkaissut sen, muuten aiemmat vastaukset poistuvat.

Keskustelu (Chat)

Skypessä (samoin kuin monissa muissa etäkokoustyökaluissa) on myös kaikkien osallistujien yhteinen pikaviesti/keskustelu, johon pääset vasemmalla alhaalla olevasta puhekuplan kuvakkeesta. Seuraavassa muutamia käyttöideoita:

Hyödynnä hymiöitä: Esitä kysymys ja pyydä lopuksi kutakin kertomaan ajatukset kyseisen hymiön taustalta. Esim: Millä fiiliksellä olet tänään? Millä fiiliksellä tulit tähän tilaisuuteen? Mitkä fiilikset aihetta x-kohtaan? Valitse hymiö, joka kuvaa parhaiten sinua. Valitse hymiö, joka kuvaa parhaiten tavoitetilaamme. jne.

Järjestä äänestys: Voit järjestää äänestyksen keskustelulla silloin, kun haluat nähdä kuka on vastannut mitäkin. Näin voit kysyä tarkentavia kysymyksiä kunkin vastaukseen liittyen. Esim. Asteikolla 1-5 (1 = erittäin tyytymätön, 5 = erittäin tyytyväinen), miten tyytyväinen olet tähän päätökseen?

Suljettujen kysymysten kysyminen: Suljetut kysymykset voivat toimia varmimmin, eli sellaiset, joihin voi vastata kyllä tai ei. Vastauksen jälkeen voit nimellä pyytää muutamia henkilöitä kertomaan asiasta tarkemmin. Esim. Hyödynnetäänkö tiimissäsi xxx toimintatapaa?

Aktivointi: Voit esim. tilaisuuden alussa pyytää ihmisiä kirjoittamaan odotuksia tai omia tavoitteitaan keskusteluun tai kysyä tilaisuuden kuluessa osallistujien ajatuksia, kokemuksia ja mielipiteitä.

Sovi pelisäännöt keskustelun hyödyntämiseen: Varsinkin isommissa/virallisemmissa tilaisuuksissa voi olla hyvä idea sopia pelisäännöt keskustelun hyödyntämiseen, esim.:

  • Puheenvuoron pyytäminen keskustelussa (voi toimia isoissa tilaisuuksissa).
  • Mahdollisuus kommentoida ja kysyä joko puhumalla tai keskustelussa (tai vain jommallakummalla tavalla) – huolehdi että keskustelua seurataan!
  • Pyydä kertomaan keskustelussa, jos esim. joutuu poistumaan hetkeksi. Ja kun tullaan takaisin, niin kerrotaan paluusta. Näin tiedetään koko ajan, ketkä ovat paikalla.

Ryhmiin jakaminen

Voit jakaa ihmiset ryhmiin Skypen avulla: tee omaan kalenteriisi kutakin ryhmää varten oma Skype-kokous ja kopioi niistä linkki, jonka jaat osallistujille. Monia tuttuja fasilitointimenetelmiä voi käyttää hyödyntämällä ryhmiin jakamista. Kokeile vaikka Me-We-Us menetelmää tai Learning cafea.

Huomioithan nämä:

  • Ryhmään 2-5 henkeä. Näin jokaisella on tilaa osallistua.
  • Anna selkeä tehtävänanto.
  • Anna selkeä aikataulu, kerro milloin pitää tulla takaisin isoon ryhmään.
  • Vastuuta puheenjohtajuus, kuka on vastuussa ryhmän tuotosten esittelystä.

No miten näitä sitten käytetään?

Tästä löydät ohjeet Skypen aktivoiviin toiminnallisuuksiin >

Oppia Skypen käyttöön voit hakea myös näiltä eOppivan kursseilta:

Tulisiko sinulle mieleen vinkkejä muille jaettavaksi? Kuulisin mielelläni myös, mikä kolahti – mitä muutat toiminnassasi tämän luettuasi?


Kirjoittaja: Sari Marttila, Asiantuntija, Maanmittauslaitos | Kuva: Valtiokonttori

Sari Marttila työskentelee digitaalisen oppimisen asiantuntijana Maanmittauslaitoksessa. Näin poikkeusolojen aikaan hänen missionaan on auttaa ihmisiä ottamaan kaikki hyöty irti etätilaisuuksista.