Muuttuuko mikään jos toimintakulttuuri ei muutu? Millaista toimintakulttuuria Sinä edistät tänään?

Olemme työstäneet verkostomaisen toimintamallin ideaalia osana VM:n asettamaa Osaamisen joustava hyödyntäminen- hanketta. Jaamme näkemyksiämme ja kokemuksiamme ”Oppivat yhteisöt ja verkostot” –blogeina, joista tässä järjestyksessään toinen.

Elämme ja työskentelemme entistä hektisemmässä, monimutkaisemmassa ja kytkeytyneemmässä maailmassa. Yhteisten ja mutkikkaiden asioiden äärellä työskentely edellyttää yhä enemmän muiden asiantuntijuusalueiden ymmärrystä. Uutta kyvykkyyttä syntyykin parhaiten asiantuntijuutta yhdistämällä, kun eri alojen osaajat sovittavat hajallaan olevissa rakenteissa olevia tietojaan ja kokemuksiaan yhteen verkostoissa. Koska tarvitsemme yhä enemmän toinen toisiamme, on toimintakulttuurilla yhä suurempi merkitys asioiden valmistelussa.

Arvoilla on toimintakulttuurissamme keskeinen rooli. Kunkin henkilökohtaiset arvot työssä sekä työorganisaatioiden arvot näkyvät arjen vuorovaikutuksessa. Tarvitsemme työssämme avointa mieltä, ennakkoluulottomuutta ja erityisesti halua, tahtoa ja tarvetta yhteistyöhön erilaisten kumppanien kanssa. Yhteisen ymmärryksen ja luottamukseen pohjautuvan toimintatavan muodostuminen on oppimisen prosessi, jossa kaikilla meillä on oppijan rooli. Tämän oivaltaminen syventää yhteistyötä ja vie sitä eteenpäin – kohti haluttua tavoitetta ja pitkäkestoisia kumppanuuksia. Kumppanuus, joka perustuu keskinäiseen luottamukseen ja sitoutumiseen on pitkäjänteisen yhteistyön ydintä.

Viisaus ja vaikuttavuus vahvistuvat yhdessä työskentelemällä, eivätkä ole vain minussa tai minun organisaatiossani

Avoin mieli ja sen myöntäminen, että “kaikki viisaus ei asu minussa tai minun organisaatiossani”, ovat lähtökohtia toimimiseen verkostomaisesti yhdessä. Yhteisen tahtotilan syntymiseen tarvitaan syy yhdessä työstämiseen, konsensusta sisällöistä sen sijaan ei lähtökohtaisesti tarvita. Enemmänkin juuri haetaan vaihtoehtoisia näkökulmia ja ratkaisuja sekä kyvykkyyttä tarkastella ja rakentaa näistä systeemisiä kokonaisuuksia. Myös ongelmia voi ratkaista virtuaalisissa tiimeissä, joihin voidaan hakea tai joihin voivat hakeutua parhaat kansallisen tai globaalin tason asiantuntijat työskentelemään hetkeksi tietyn aiheen kimpussa. Tällaiseen parviälyn käyttöön on jo olemassa työkaluja, ml. parhaillaan valtiolla käynnissä oleva ”Osaamisen kohtaamispaikka” -kokeilu.

Ilmiö- ja elämäntapahtumalähtöinen palveluiden suunnittelu edellyttää, että tunnistetaan mitä asiakkaan ongelmaa ollaan yhdessä ratkaisemassa. Asiakkaille tarjottavien palveluiden ympärillä olevassa ekosysteemissä on osattava valita keskeiset tai tärkeimmät tapahtumat. Ekosysteemisessä toimintatavassa toimijoiden yhteinen tahtotila ja avoimuus korostuvat. Yritykset ovat jo kauan sitten huomanneet, että kilpailuetua syntyy muiden osaamisen ja palveluiden yhdistelemisellä. Suuret alustatalouden toimijat menestyvät, koska ne tarjoavat innovaatio- tai kehitysalustan avoimesti käyttöön laajalle palvelujen kehittäjien joukolle. Tällaisille alustoille on yhä suurempi tarve myös julkisella sektorilla.

Onnistunut verkostoyhteistyö synnyttää kollektiivisen oppimisprosessin

Verkostoyhteistyön lähtökohtana on oman osaamisen, tiedon ja kokemuksien jakaminen muiden verkoston jäsenten kanssa. Kun ollaan uuden yhteisen tiedonmuodostuksen äärellä, on tärkeää pystyä jakamaan ajatuksia, aavistuksia ja potentiaalistakin tietoa. Tähän tarvitaan luottamusta, yksilön tai organisaation halua ja kykyä ottaa riskiä ja asettua alttiiksi. Luottamus luo siltaa odotusten ja kokemusten välille, ja sitä tulee rakentaa verkostomaisessa työssä tietoisesti alusta alkaen. Luottamuksen rakentaminen vie myös aikansa, joten on tärkeää antaa sille tilaa eikä odottaa verkostotyöltä tuloksia liian nopeasti.

Mitä paremmin odotuksemme ja kokemuksemme vastaavat toisiaan, sitä enemmän tunnemme olevamme luottamusta herättävässä ilmapiirissä, jossa ei ole hierarkioita eikä valta-asetelmia. Tästäkin meillä on jo hyviä kokemuksia valtionhallinnossa.

Verkostoyhteistyö vahvistaa ratkaisuhakuisuutta, erilaisuuden ja erimielisyyden sallimista, uteliaisuutta, yhdessä ihmettelyä ja asioiden tutkimista sekä rakentavaa kyseenalaistamista. Onnistunut verkostoyhteistyö synnyttää kollektiivisen oppimisprosessin.

Yhteistyölle tarvitaan tiloja, alustoja ja turvarakenteita

Onnistunut, tavoitteellinen verkostoyhteistyö edellyttää myös uudenlaisia “turvarakenteita” – menetelmällistä osaamista siihen, miten asioita työstetään tuloksellisesti, mutta samalla kaikkien näkemykset esiin nostaen. Avoimuus, toiminnan läpinäkyvyys sekä osaamisen, kokemuksen ja tarkastelunäkökulmien moninaisuus ovat vahvassa keskinäisessä riippuvuussuhteessa toisiinsa. Käsite työyhteisöstä on monimuotoistumassa ja verkostoihin syntyy yhä enemmän myös uusia työyhteisöjä.

Digitaaliset työtilat ja alustat mahdollistavat moniaikaisen ja –paikkaisen työskentelyn. Nämä työtilat ja alustat tarvitaan, jotta asioita voidaan kohdata ja työstää. Sähköisillä välineillä tapahtuva yhteydenpito ei kuitenkaan korvaa henkilökohtaisia kontakteja ja vuorovaikutusta. Tämä on erityisen tärkeää varsinkin verkostotyötä aloitettaessa eli yhteistyölle pitää luoda myös fyysistä tilaa ja aikaa.

Mikä estää yhteistyön?

Sitran Julkisen sektorin johtamisen avainalue tuki vuonna 2018 Siilonmurtaja-kokeiluja. Näistä saatujen kokemusten perusteella valtionhallinnon organisaatioiden laajaan ja tavoitteellisen yhteistyön haasteina ovat etenkin kiire, keskeneräisyyden sietäminen, kyky uudistua, yhteiskehittelyosaaminen sekä kokeiluosaaminen.

Kiire ja aikapaine johtavat usein siihen, että yhdessä ajattelun merkitystä on vaikea nähdä tai se on helppo ohittaa aikapaineeseen vedoten. Yhteiset prosessit edellyttävät huolellista ennakkovalmistelua. Usein mennään suoraviivaisesti asiaan, kun työskentelyä edistäisi merkittävästi panostaminen siihen, että ihmiset oppivat tuntemaan toisensa. Jos yhteistyö käynnistetään organisaatiolähtöisesti, sitoutuminen yhteistyöhön ei etene, koska näin vahvistetaan lähinnä virallisia rooleja ja edetään statuksen kautta eikä kohdata ihmisiä em. asetelmista vapaasti.

Yhdessä ajattelu edellyttää kykyä kestää keskeneräisyyttä. Keskeneräisyyden sietäminen on vaikeaa, kun on totuttu suunnittelemaan. Kokousmoodista siirtyminen prosessuaaliseen työskentelyyn on iso askel. Prosessuaalisessa työskentelyssä tarvitaan iso osaamisloikka asiantuntijavetoisuudesta ja valmiiden mallien toteuttamisesta luovaan yhdessä työskentelyyn ja asennoitumiseen. Näitä täytyy opetella. On tarpeen tunnistaa, että ihmiset tulevat yhteisiin prosesseihin mukaan eri aikaisesti sekä erilaisilla kokemuksilla ja kompetensseilla. Useisiin asioihin on muodostunut niiden joukko, jotka tietävät, ja niiden, jotka eivät tiedä. Usein ne, jotka tietävät eivät auta muita tietämään, ja heistä tuntuu tuskastuttavalta avata itselle tuttuja asioita muille.

Kohti laajempaa ja jaettua asiantuntijuutta

Yhteiskehittely vaatii kokemustemme mukaan samalle kartalle tulemista, kärsivällisyyttä ja erilaisten työskentelytapojen kokeilemista. Huomionarvoista on, että osa siiloista piilee ajattelutavoissa. Yhteiskehittelyn matkan varren kysymykset: ”onko meillä mandaattia”, ”saammeko tehdä”, ”onko tämä jonkun toisen tontilla”, ”tarvitsenko tähän esimiehen luvan”, kertovat, että myös rohkaisua tarvitaan. Tarvitaan aika, paikka ja tila kohtaamiselle ja perinteisestä kokousmoodista ja työryhmätyöskentelystä irrottautumiselle.

Yhteinen työskentely kannattaa aloittaa jaetun vision/vaikuttavuustavoitteen luomisesta. Se luo pohjan yhteistyön edellytyksille ja vaatii tietoista ymmärryksen luomista. Tässä työssä on tarpeen tunnistaa keskeiset sisäiset ja ulkoiset liittymäpinnat sekä ottaa aikaa tiedon hankkimiselle, yhdistämiselle ja asioiden yhteiselle jäsentelylle. On tarve ymmärtää, että yhdessä työskentely laajentaa osaamista ja synnyttää uutta kyvykkyyttä.

Toimintakulttuuriakin voi tietoisesti ja tavoitteellisesti suunnata. Organisaatiokulttuuria luodaan joka päivä teoissa ja sanoissa. Nyt on aika satsata organisaatiokulttuurin kehittämiseen entistä avoimempaan, osallistavampaan ja ihmistä arvostavampaan suuntaan. Millaista kulttuuria Sinä edistät tänään?


Kirjoittajat: Merja Niemi, OKM, Liisa Virolainen, VK, Jukka Kyhäräinen, Vero, Timo Halonen, MMM,     Minna Kantola, VM, Virpi Einola-Pekkinen, VM ja Tapani Mattila, K-Suomenliitto | Kuva: Pixabay