Tilalla on merkitystä

”Nykyajan toimisto toimii työntekijöiden kohtaamispaikkana, jossa vuorovaikutus ja viihtyisyys ovat tärkeässä roolissa”, muutosjohtamisen asiantuntija Pertti Siekkinen sanoo.

Siekkinen toimii Senaatti-kiinteistöjen Työympäristöratkaisut-ryhmässä, joka tarkastelee ja kehittää laaja-alaisesti erityisesti tietotyön muuttumiseen ja kehittämiseen liittyviä asioita. Työ kytkeytyy saumattomasti osaksi uusia työtilaratkaisuprojekteja, joita Senaatti-kiinteistöt toteuttaa.

Yhdessä ja erikseen

Nykyajan työtehtävät vaativat Siekkisen mukaan monialaista osaamista ja tätä kautta jatkuvaa kanssakäymistä muiden asiantuntijoiden kanssa. Vuorovaikutuksen tarpeen kasvaminen asettaa vaatimuksia myös työtilojen suunnittelulle.

”Miten yhdessä tekeminen, satunnaiset kohtaamiset ja itsenäinen työskentely rytmittyvät luontevasti ja miten työympäristö voisi tukea niitä kaikkia? Useimmiten ainoastaan avotilasta tai yksilöhuoneista muodostuva toimisto ei palvele näitä keskenään erilaisia tarpeita.”

”Tietotyössä erilaisten tietojärjestelmien käyttö lisääntyy jatkuvasti. Lisäksi erilaiset viestintävälineet tuovat aivan uusia joustavia ja liikkuvia mahdollisuuksia työn tekemiseen, mutta myös uusia vaatimuksia työtiloille. Työtä tehdään toimistolla sekä yhdessä että yksin ja tarvittaessa toimiston ulkopuolella vaikkapa kumppaneiden ja asiakkaiden tiloissa.”

Avotoimistosta monitilaan

Tila vaikuttaa merkittävästi siihen, kuinka toimimme. Esimerkiksi teatterisalissa toimimme toisin kuin aamupalapöydässä. Tila luo sosiaalisen käyttäytymisen viitekehyksen.

”Tilan tulee palvella tarvetta luontevaan vuorovaikutukseen päivittäisessä työssä, osaamisen jakamiseen todellisten työtehtävien äärellä, suunniteltuihin ja suunnittelemattomiin kohtaamisiin sekä kohtaamisiin yli ryhmä- tai yksikkörajojen”, Siekkinen toteaa.

Siekkinen korostaa, että nykyajan monitilatoimisto on hyvin erilainen kuin avotoimisto. Avotoimistojen kritiikistä suurin osa kohdistuu siihen, että jokaisella on vain yksi työpiste, jossa pitäisi tehdä kaikki eri työtehtävät riippumatta työtehtävän luonteesta.

”Monitilatoimistossa voi valita paikkansa sen mukaan, minkälaista työtä tekee. Sen ei tarvitse olla täysin mobiili, vaan sielläkin työntekijöillä voi olla omat työpisteet.”

Aikaa muutokseen

Vaikka hyvin suunniteltu tila luo mahdollisuuden viihtyisälle ja tehokkaalle työn tekemiselle, ihmiset ratkaisevat onnistumisen. Monitoimitila vaatii uusien työtapojen opettelua.

”Siirtyminen monitilatoimistoon on suuri muutos, jossa työntekijä tarvitsee tukea ja työyhteisö hyvän muutosohjelman. Tarvitaan myös riittävän pitkä siirtymävaihe, jossa työn muuttumista tarkastellaan ja kehitetään tietoisesti”, Siekkinen korostaa.

”Tärkeää on valmistautuminen, henkilöstön osallistuminen, uusien toimintatapojen opettelu sekä yhteisistä toimintatavoista ja pelisäännöistä sopiminen.”

Opittavaa riittää

Mihin suuntaan seuraavaksi mennään? Pitkään on puhuttu läsnätyön, monipaikkaisen, joustotyön ja etätyön tulemisesta.

”Rakkaalla lapsella on monta nimeä! Uusien tietojärjestelmien myötä sijainnilla, jossa työtä tehdään, ei ole niin suurta väliä. Samaan aikaan kuitenkin vuorovaikutuksen tarve kasvaa.”

”Verkostomainen työskentelytapa ja moniosaamisen vaatimukset asettavat haasteita. Ryhmätyöohjelmistot ja verkkoneuvottelujärjestelmät ovat olleet käytössä jo pitkään, mutta olemme niiden opettelussa vasta alkutaipaleella.”

Tietojärjestelmien kehittyessä palaverit muuttuvat entistä enemmän sosiaalisten suhteiden rakentamista sekä ideointia ja strategisen suuren linjan selventämistä varten.

”Työn muuttuessa liikkuvammaksi muuttuvat myös esimiestyön ja oman työn johtamisen tarpeet. Tässä riittää pohdittavaa. Kuinka suunnittelen ja johdan omaa työtäni? Miten luottamusta rakennetaan ja ylläpidetään? Miten yhteisöllisyys muodostuu?”, Siekkinen pohtii.

 


Teksti: Sari Okko | Kuva: Matti Hietala

(Uusi Kaiku 04/2014)