Case Maistraatit: Keskustellaan uudistukset läpi yhdessä!

Maistraattien muuttuminen aidosti monipaikkaisiksi ja samalla yhtenäisesti toimiviksi on edellyttänyt isoja rakenteellisia uudistuksia, keskitetympää ohjausta ja samalla tiivistä yhteistyötä eri henkilöstöryhmien kanssa.

Kolmisen vuotta sitten tehdyssä organisaatiouudistuksessa 24 maistraattia yhdistettiin 11 maistraatiksi. Muutostyö jatkuu: valmisteilla on 200 henkilöä koskeva mahdollinen yhdistyminen Uudellamaalla.

”Maistraattien koko on perinteisesti vaihdellut pienistä suuriin. Asiakkaiden tarpeiden kasvaessa palveluiden toimivuus on haaste pienemmissä yksiköissä. Tavoitteena onkin löytää isompien yksiköiden etuja”, rakenneuudistuksen suunnitteluun osallistunut Sisä-Suomen maistraatin päällikkö Auli Peltoniemi kertoo.

Yhteiseen ohjaukseen siirtymisen myötä maistraatissa alettiin kehittää valtakunnallisia työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden toimintamalleja. Eri puolilla maata toimivien maistraattien edustajista koostuva työhyvinvointiryhmä ja henkilöstön kehittämisen ohjausryhmä vahvistavat nyt edellytyksiä yhtenäiselle palvelukulttuurille.

Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön ylitarkastaja Pia Nykvist-Lindström Itä-Suomen aluehallintovirastosta sanoo osallistavan suunnittelun tuovan monia hyötyjä: ”Yhteiset mallit helpottavat huomattavasti virastojen työtä, sillä samoja asioita ei tarvitse miettiä ja suunnitella moneen kertaan.”

Strategia viitoittaa suuntaa

Sekä Nykvist-Lindström että Peltoniemi pitävät strategian osoittamia suuntaviivoja ohjenuorana henkilöstön kehittämiselle sekä johtamiseen ja esimiestyön vahvistamiselle. Hyvän strategian ansiosta suunta pysyy sovittuna, he sanovat.

Kaikkia maistraatteja koskevalla henkilöstöstrategialla halutaan varmistaa, että oikeanlainen osaaminen löytyisi oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Kehittämisen tavoitteeksi on asetettu työn imun ja innostumisen kokeminen jokapäiväisessä työssä.

Nykvist-Lindström havainnollistaa yhteisen kehittämisen hyötyjä kertomalla esimerkin työterveyshuollon ohjausryhmän ideoimasta kanavasta, jossa terveyttä ja työkykyä edistetään asiantuntijoiden vetämillä valtakunnallisilla videotietoiskuilla.

”Pasilan toimipisteestä aamuisin ennen asiakaspalvelun avautumista lähetettyjen live-lähetysten teemoja ovat olleet aivot ja työ, ravitsemus, taukoliikunta, uni sekä työyhteisötaidot. Muutaman kerran vuodessa toteutetut tietoiskut myös taltioidaan terveyskirjastoon myöhemminkin katsottaviksi”, Nykvist-Lindström kertoo.

Peltoniemi huomauttaa, että vastaavien ideoiden toteuttaminen ei onnistuisi yksittäisen viraston voimin. ”Henkilöstö on ottanut yhteisöllisyyttä lisäävän kanavan todella hyvin vastaan ja monet aiheista herättävät vilkasta keskustelua myös jälkikäteen.”

Maistraattien yhteinen tyhy-ryhmä on puolestaan ideoinut muun muassa suosituksia vaara- ja uhkatilanteiden varalle ja ohjeita savuttomaksi maistraatiksi. Tänä vuonna suunnitellaan osallistumista maistraattien omilla joukkueilla Kilometrikisaan.

Onnistunut yt-menettely

Tieto kauppa- ja yhdistysrekisterin siirtymisestä Patentti- ja rekisterihallitukselle käynnisti menettelyprosessin valmistelun, jota vetämään perustettiin erityinen muutoshankkeen henkilöstöryhmä.

Pian kävi ilmi, että muitakin tuottavuusvähennyksiä on tulossa, joten edessä olivat koko henkilöstöä koskevat neuvottelut.

”Sama ryhmä, johon olimme kutsuneet myös henkilöstöjärjestöjen edustajat mukaan, ryhtyi pohtimaan ratkaisua, jossa muutokset hoidetaan onnistuneesti kohta kohdalta”, Nykvist-Lindström kertoo.

Aikataulutettu valtakunnallisen malli tarjosi selkeät työkalut tarvittavista lomakkeista lähtien. Peltoniemi sanookin, että hyvä lopputulos, jossa ketään ei irtisanottu vaikka eri ratkaisujen myötä henkilöstön määrä vähenee 75 henkilötyövuoden verran, toteutti yt-lain henkeä parhaalla mahdollisella tavalla.

”Huolellinen valmistelu pohjusti työntekijöiden ja päälliköiden välistä keskustelua. Meille esimiehille jäi voimia keskittyä siihen tärkeimpään, eli kiertämään ja käymään keskusteluja muutenkin kuin pelkästään yt:n nimissä.”

Myös henkilöstön edustajat alkoivat aktiivisesti miettiä, miten työt saataisiin tehdyksi aidosti monipaikkaisesti, yhdenmukaisesti ja entistä useammin sähköisesti.

Pysähtymistä ikäpysäkillä

Ikäohjelmaa on laajennettu tuomalla mukaan mentoroinnin ja perehdyttämissuunnitelmien rinnalle ikäpysäkkikeskustelut.  Eri-ikäisten työntekijöiden tarpeita ja vahvuuksia nostetaan esille yhdessä työterveyshuollon kanssa käytävän vuoropuhelun avulla.

Ikäpysäkeistä ensimmäinen ajoittuu 35-vuoden kohdalle, seuraavat vuosille 45, 55, 60 ja 63, josta eteenpäin keskusteluja käydään vuosittain.

”Aiheet koskettavat työn ja perheen yhdistämistä, osaamista, tarvittavia työaikajoustoja ja loppuvaiheessa eläkkeelle siirtymistä. Henkilöstön kehittämisen ohjausryhmä ja työterveyspsykologi laativat esimiesten avuksi ohjeistuksia sopivista kysymyksistä”, Nykvist-Lindström kertoo.

”Monesti ajatellaan, että ikäpysäkkejä tarvittaisiin työuran loppupäässä. Meillä malli alkaa perehdyttämisessä ja käy läpi koko työelämän kaaren”, Peltoniemi toteaa ja sanoo muun muassa 45-vuotiaiden kiitelleen, ”miten hyvältä tuntui keskustella asioista, jotka liittyvät juuri tähän elämänvaiheeseen.”

Kehityskeskusteluja uudistetaan parhaillaan kartoittamalla maistraattien nykyistä ja tulevaa ydinosaamista. Aiheen käsittely osuu Peltonimen mukaan hyvään vaiheeseen, vaikka osaamisen kehittämiseen on toki aiemminkin kiinnitetty huomiota.

”Tarvitsemme vieläkin tiivistetymmän ja tarkemman arvion siitä, mitä maistraattien palveluiden tuottaminen asiakkaille jatkossa meiltä edellyttää.”

Henkilöstöä kuunnellen

”Asioiden valmisteluvaiheessa on tärkeää pitää esillä henkilöstön mahdollisuutta vaikuttaa. Keräämme kommentteja ja vähintäänkin kerromme, mitä olemme suunnittelemassa, jotta kiinnostuneet pääsisivät ottamaan kantaa”, Peltoniemi kertoo.

”Ohjeiden valmistelussa huomioidaan lisäksi järjestöjen edustajat, jotta he voisivat keskusteluttaa asioita omilla jäsenillään. Kyseessä on aina moniportainen menettely, jossa eri ryhmät otetaan mukaan”, Nykvist-Lindström vahvistaa.

”Esimerkiksi ikäohjelma valmisteltiin juuri näin. Ehdotus suunnitelmasta vietiin valtakunnalliseen yt-komiteaan ja vasta sen jälkeen annoimme suositukset ohjelmasta maistraateille.”

Videoneuvottelujen yleistymisen myötä yhdessä työskentely on monipuolistunut. Virtuaalihuoneissa ideoita päästään hiomaan erikokoisissa ryhmissä. Lyncin tulo on sekin innostanut kokeilemaan uusia keinoja.

Peltoniemi näkee sähköisten työkalujen nostavan myös asiakaspalvelun jatkossa uudelle tasolle. Etäpalveluita kehitetään ja pilotoidaan jo useilla paikkakunnilla. Tulevaisuudessa maistraattien asiakkaille avautuu mahdollisuus hoitaa asioitaan myös videoyhteydellä omilta laitteiltaan.

”Tuoreen asiakastyytyväisyyskyselyn mukaan asiointi maistraateissa koetaan helpoksi ja asiakasta arvostavaksi. Palvelujemme sisältö on yhdenmukaistunut ja siitä on tullut tasalaatuisempaa”, Nykvist-Lindström ja Peltoniemi iloitsevat.

 


Teksti: Pirjo Kuisma | Kuva: Pia Nykvist-Lindström

(Uusi Kaiku 02/2015)