Ulkoisten ja sisäisten verkostojen suhde

Useissa organisaatioissa verkostoissa toimiminen on ollut yksittäisten henkilöiden varassa. Ulkoisissa verkostoissa toimivien henkilöiden ja organisaation prosessien tai tekemisen välille on hyvä luoda yhteys esimerkiksi sopimalla säännöllisestä, vapaamuotoisesta tai systemaattisesta raportoinnista sisäisille verkostoille tai prosessinomistajille.

Yhteistyötä ja ulkoisissa verkostoissa toimintaa ei saa halvaannuttaa liiallisella raportointivastuulla tai CRM-tietojen keräämisellä. Toisaalta vähäisempikin kommunikointi voi estää nolot tilanteet, joissa ison organisaation eri henkilöt eri yksiköistä ovat toisistaan tietämättä peräkkäisinä päivinä tekemisissä samojen yhteistyötahojen kanssa.

Uudet työtehtävät voivat muodostua elämäntilanteiden tai muuten henkilö- tai yritysasiakkaan toimintaprosessien mukaan. Alla olevassa piirroksessa vasemmalla on toimialakohtaisia tulosohjauksessa toimivia siiloja. Oikealla puolestaan on tavoitekuva, jota kohti tulisi pyrkiä. Ihmisille tarjottavien palveluiden tulisi ohjata kehittämistä. Palveluiden alla on eri organisaatioiden ylläpitämät säännöt ja alimpana tilanteissa tarvittava data. Kehittämistehtäviin osallistuville on saatava oman organisaation lupa osallistua yhteiskehittämiseen.

Oikean reunan palvelukerros määrää, minkä organisaation sääntöjä ja dataa projektissa tarvitaan. Asiointitarpeiden poistaminen automaatiota tai tekoälyä käyttämällä tai parempien palveluiden kehittäminen edellyttää yhteistyötä toimijoiden kesken. Lähde: Mini-Suomi-konsepti.

Mitä jos ratkoisimme ongelmia yhdessä? Tulkitsisimme toimintaympäristöä ja oppisimme uutta yhdessä?

”Oppiminen tapahtuu yhä enemmän töitä tekemällä: yhdessä ja yli organisaatiorajojen, henkilökiertoa hyödyntäen sekä eri­laista osaamista ja tietoa aktiivisesti yhdistäen. Lisäksi otetaan käyttöön uusia, hallinnolli­set rajat ylittäviä toiminnan ja oppimisen tapoja. Yksi esimerkki on nopea ja ketterä ”task force” -tyyp­pinen työskentelymalli, jossa hyödynnetään tilannehuonekonseptin kokemuksia. Mallissa parhaat osaajat kootaan tietyksi ajaksi jonkin yhdessä tunnistetun ilmiön äärelle. Toiminta­tapa toimii sekä virkamiesten osaamisen jalostajana että yhteisten kokeilujen ja projektien työstämisen ympäristönä.”
(Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuoro 4.2.2019)

Verkostot toiminta-alustoina liittyvät haasteeseen: kuinka valtion organisaatiot mahdollistavat ja vauhdittavat yhdessä oppimista? Jotta yhdessä oppiminen ja yhdessä luominen yli organisaatio- ja sektorirajojen olisi mahdollista, tarvitaan sähköisten vuorovaikutustyökalujen lisäksi yhteiskäyttöistä, hallinnolliset rajat ylittävää ja kokousmoodista vapauttavaa yhdessä luomisen työtilaa, jossa päästään työstämään asioita ilmiöpohjaisesti ja uutta kokeillen. Tilan luomien puitteiden merkitys on suuri, kun mennään kohti itseorganisoituvaa ja tavoitteellista yhdessä tekemistä ja uskaltautumista uusille alueille.

Yhdessäluomisen tilassa voidaan hyödyntää muotoiluajattelua (design thinking) ja toteuttaa kehittämissprinttejä erilaisilla, kuhunkin haasteeseen sopivilla ketterillä, toiminnallisilla ja osallistavilla menetelmillä. Kehitteillä oleva “GovLab” kokoaa eri alojen toimijat ja osaajat yhdessä tunnistetun ilmiön äärelle etsimään uusia ratkaisuja ja taklaamaan olemassa olevia esteitä. Tuomalla osaaminen ja tieto oikeasti yhteen, parannetaan toiminnan vaikuttavuutta, nopeutetaan ratkaisujen löytymistä sekä säästetään kustannuksissa ja toimitaan pienimmällä mahdollisella rakenteella.

Jo osittain testattu ja jatkokehityksen alla oleva tilannehuone-toimintamalli vaatii käytännössä hyvin toimiakseen GovLabin tyyppisen tilan. Silloin toteutuvat ne toimintaperiaatteet ja kulttuurin osatekijät, jotka mahdollistavat uuden tiedon ja yhteisen ymmärryksen syntymisen. Käytännössä GovLab voisi toimia eri tilannehuonetyöskentelyn alustana ja kotipesänä.

GovLabissa asioita valmistellaan monenlaista osaamista ja tietoa yhdistämällä ja erilaisia toimijoita osallistavalla tavalla – ei vain paperilla, vaan myös käytännössä, yhdessä hahmottaen ja erilaisia prototyyppejä tai simulaatioita rakentaen.

GovLab:

• Rakentaa virkamiesten innovaatiokyvykkyyttä.
• Auttaa kokeiluja muuttumaan käytännön toiminnaksi.
• Madaltaa raja-aitoja hallinnon sisällä ja suhteessa asiakkaisiin/kansalaisiin.
• Toimii matalan kynnyksen periaatteella poikkihallinnollisesti ja yli sektorirajojen.
• Rakentaa tavoitteellisesti innovaatiokumppaniverkostoa hallinnon sisälle ja koko yhteiskuntaan.
• Keskeinen GovLabin toimintaperiaate on tekemällä oppiminen. Valmistelua ei tehdä asiantuntijavetoisesti, vaan asiakas- ja ihmiskeskeisesti sekä tarvittaessa asiantuntija-avusteisesti. Co-creation-tilassa ympäristö ja esillä oleva välineistö kutsuvat tekemään ja kokeilemaan itse ja saman tien.

Hyviä malleja tällaisesta toiminnasta maailmalla ovat esimerkiksi Kööpenhaminan kaupungin Innovationshuset, jossa usean vuoden ajan tarjottiin kaupungin kaikille toiminnoille tila ja välineet ihmislähtöisen kehittämisen vaatimiin kohtaamisiin ja uuden luomiseen. Samalla rakennettiin systemaattisesti innovaatiokyvykkyyttä ja innovaatiokumppaniverkostoa kaupungin ison organisaation sisälle. Käytännössä 10 henkilön innovaatiokumppaneiden ryhmä kaupungin eri osastoilta oli Innovationshusetissa puoli vuotta kerrallaan töissä osa-aikaisesti. He + 10 muuta kiinnostunutta kaupungin työntekijää saavat puolen vuoden aikana innovaatiofasilitoinnin koulutuksen, jonka kesto oli 9 päivää 4 kuukauden kuluessa. Muuna aikana innovaatiokumppanit työstivät omaan toimialaansa kuuluvia hankkeita yhdessä sidosryhmien ja kansalaisten kanssa. Kaupungin organisaatioon sisälle syntyi menetelmäosaamista, uusia käytännön ratkaisuja ja koko ajan laajeneva lähettiläiden verkosto.

Toinen hyvä malli maailmalta on Singaporen Civil Service Collegen IN-ohjelma, jonka puitteissa kaikki virkamieskoulutuksen ja johtamisen sisällöt uudistettiin tukemaan tulevaisuusnäkökulmaa, uuden luomista sekä asiakas- ja kansalaisnäkökulman tuomista toimintaan. Tässä yhteydessä virkamieskoulutus on viety yhden kaupunginosan vanhalle kaupungintalolle yhdessä luomisen tiloihin, joihin myös kansalaisille on helppo pääsy.