Työyhteisötaidot ja monipaikkaisen työn osaamisen kehittäminen

Luottamus on yhteistyön edellytys

Paras tapa luottamuksen rakentamiselle on aloittaa uuden tiimin kanssa kasvokkain tapaamisella (esimerkiksi 1–2 päivää), jossa käytetään osallistavia menetelmiä. Osallistavassa tapaamisessa sosiaalinen aika yhdistyy luontevasti osaksi työtä ja tukee luottamuksen rakentumista. Ennen varsinaista työn tekemistä onkin tärkeää keskittyä ryhmäytymiseen. Jos ryhmäytyminen onnistuu, on työn tekeminen huomattavasti helpompaa.

Luottamuksen tunne ja kokemus on yksi monipaikkaisen työn kivijaloista. Mitä se sitten on – miten se näkyy ryhmässä? Tutkimuksissa henkilöt yleensä kuvaavat ryhmäilmiönä sitä seuraavasti: pystyn olemaan ryhmässä oma itseni, uskallan olla eri mieltä kuin joku toinen – silti olen kiinnostunut siitä, miten toinen kollega ajattelee. On huomattu, että ryhmissä, joissa vuorovaikutus on arvostavaa, tilaa antavaa ja yhdessä pohtivaa – luottamuskin on yleensä syvemmällä tasolla – kun jokainen uskaltaa ottaa itselle tärkeitä asioita puheeksi ilman pelkoa ja painetta hylätyksi tulemisesta. Myös niissä ryhmissä, joissa kuuluu naurua on todettu olevan yhteistyösuhteet kohdillaan – moka voi olla lahja, josta kaikki voivat oppia.

Yleensä ihmisprosesseissa kontrolloiva käytös kytkee luottamuksen pois päältä. Se voi olla muutakin kuin sanoja – ilmeet, eleet ja asennot ovat vahvaa viestintää.

Jos luottamusta ei ole, ei yhteistyö pysty rakentumaan. Yhteistyön rakentamisen tukemisessa lähdetään usein asiat edellä. Ryhmäytymistä ei tapahdu ja helpotkin asiat muuttuvat yhteistyössä monimutkaisiksi, väärinymmärretyiksi ja ihmisiä kuormittaviksi.

Tavallisia kysymyksiä lähijohtamiseen liittyen:

  • Miten yhteistyön syntymistä ja kehittymistä voi tukea?
  • Mikä energisoi tuottavaan yhteistoimintaan?
  • Mistä ryhmän on hyvä sopia?

Toimintatapojen kehittäminen on yhdessä oppimista

Asiantuntijatyössä yksilöä tärkeämmäksi tulee asiantuntijoiden yhteistyö ja sitä kautta hyvinvoivat yhteistyösuhteet. Jokainen toimii omista tarpeistaan käsin parhaalla mahdollisella tavalla ja odotukset siihen, että muut toimisivat yhtä ”oikein” tuntuu reilulta. Ihmisten tarpeet ovat kuitenkin erilaisia ja odotukset sen mukaisia. Klikkejä syntyy helposti ja yhteistyötä vältetään. Prosessit ja ryhmä ei lähde toimimaan erilaisuutta arvostavalla ja tuottavalla tavalla.

Uusia yhteisiä toimintatapoja tulee rakentaa yhdessä. Ensimmäinen tehtävä on selkeyttää miksi olemme tiimi ja mikä on tiimin yhteistyön tarve tästä näkökulmasta. Lisäksi tulee sopia mitä hyviä toimivia asioita tunnistetaan ja halutaan säilyttää, mistä ajattelumalleista ja toimintatavoista tulee luopua ja mitä on hyvä yhdessä oppia ja miten yhteistyön ja toimintatapojen kehittymistä seurataan. Yhteinen oppiminen on paras tapa energisoida tuottavaan yhteistoimintaan.

Uudet työtavat ovat teknistä osaamista tärkeämpiä

Tietojärjestelmien ja ohjelmistojen käytettävyys on parantunut nopeasti. Samaan aikaan myös käyttäjien tietokoneen käyttötaidot ovat kehittyneet. Uuden järjestelmän käyttöönottovaiheessa tarvitaan silti paljon koulutusta.

Massakoulutusten sijaan kannattaa pohtia täsmäkoulutus-mallia, jossa tunnistetaan erilaisia käyttötilanteita. Tuetaan niitä käyttäjiä ja tiimejä, joilla on tarve aloittaa etätyöskentely ja jotka haluavat kokeilla uusia työtapoja. Osaaminen leviää ja työskentelykulttuuri rakentuu itsestään. Tällaisesta työtavasta on saatu erittäin hyviä kokemuksia suuryrityksissä.

Teknologiaosaamisen käyttöönotossa tärkeintä on se, miten synnytämme hyödyllisiä ja yhteisöllisyyttä synnyttäviä keskusteluja. Tämä osaaminen esimerkiksi Lync-ympäristössä tarkoittaa usein sekoitusta: suhdeosaamista, kykyä kuunnella ja reflektoida, läsnäolon taitoa sekä Lync-teknologian ja osallistavien työtapojen hallintaa.

HYVIÄ KÄYTÄNTEITÄ KESKUSTELTAVAKSI

Yhteistyön edellytysten luominen:

a) Kirkastakaa miksi olette tiimi:

  • Miksi tämä ryhmä tekee yhteistyötä, mikä on yhteinen tavoitteemme?
  • Kuinka käännämme tavoitteet yhteiseksi toiminnaksi?
  • Mitä apua / tietoa tarvitsemme toisiltamme?
  • Kuvataan omat roolimme: mitä odotamme ja tarvitsemme esimieheltä sekä muilta tiimiläisiltä?

b) Pohtikaa yhteistyötä ryhmässä:

  • Missä asioissa yhteiset tavat toimia ovat onnistumisemme edellytys?
  • Kuinka paljon tarvitsemme yhteistä aikaa ja millaisiin asioihin? Jakakaa uudelleen yhteistä aikaanne
  • (operatiivinen/sosiaalinen/reflektiivinen aika). Lisätietoa kohdassa johtaminen.
  • Miten erilaisen asiantuntijuuden tulisi näkyä yhteistyössämme? Miten annamme sille tilaa?
  • Mistä omissa toimintatavoissamme meidän on luovuttava ja mitä uutta tulee oppia?

c) Tehkää toimintasuunnitelma eli tiimisopimus:

Ryhmäytymisen jälkeen on hyvä tehdä  tiimisopimus, joka tarkistetaan vuosittain. Sopimus tehdään prosessi-näkökulmasta ja se sisältää

  • tiimin keskeiset arvot
  • miksi työtä tehdään
  • mitä ja miten tiimissä työskennellään
  • mikä on tiiminvetäjän ja tiimiläisten rooli
  • mitkä ovat odotukset osastopäällikölle
  • miten edetään ja miten vaiheet toteutetaan.

Tämän sopimuksen allekirjoittavat sekä tiimiläiset, tiiminvetäjä että osastopäällikkö.

d) Tehkää arviointisuunnitelma:

Ryhmäytymisen jälkeen ryhmän tulee sopia  tapaamisia, jossa tutkitaan tiimin kehittymistä.Järjestäkää säännöllisin väliajoin kasvokkain tai virtuaalisesti tapaaminen, jonka aiheena on mm.

  • missä olemme menossa tiiminä
  • kuka haluaa tehdä mitäkin tässä tiimissä
  • kuinka voimme kehittyä edelleen yhteistyön tekemisessä. Kesto on 1,5 tuntia.