Osallisuuden kokemus

Hajautunut organisaatio on keskustelujen verkosto

Asiantuntijaorganisaatiot ovat yhä enemmän keskustelujen verkostoja, ja organisaatiot toimivat niin hyvin kuin keskustelu ja yhteistyö toimivat. Kaikki ihmisten välinen toiminta on vuorovaikutusta ja viestintää, myös yhteistyö. Kun ymmärrämme organisaation toisiaan tarvitsevien ihmisten vuorovaikutuksena, huomio kääntyy vuorovaikutuksen laatuun.

Omalla toiminnalla kutsumme ihmisiä mukaan, mahdollistamme osallistumisen tai jätämme ihmisiä ulkopuolelle, suljemme pois. Vallankäyttö hajautuneen ryhmän yhteistyössä perustuu juuri näihin muuttujiin: mahdollistamiseen ja rajoittamiseen sekä mukaan kutsumiseen ja pois sulkemiseen. Web-kokousympäristöt antavat tutkimusten mukaan hiljaisille tasavertaisemman mahdollisuuden osallistua ja ovat tehokkaampia ja intensiivisempiä kuin kasvokkain pidettävät kokoukset. Tämä vaatii kuitenkin kokouskäytänteiden kehittämistä.

Yhteistyötä tukevien kokousten rakentamisessa on hyvä käyttää aikaa osallistavien ja fasilitoitavien menetelmien omaksumiseen. Näin saadaan tehokkaat työmuodot ryhmän käyttöön. Virtuaalisessa yhteistyössä huonosti toimivien kokouskäytänteiden merkitys korostuu, jolloin etäämmällä olevat voivat joutua sivuun keskusteluista ja yhteistyöstä.

Tavallisia kysymyksiä osallisuuden kokemiseen liittyen:

  • Onko kommunikointia koskaan riittävästi?
  • Miten yhteisiä etäkokouksia tulee järjestää?
  • Miten hiljaisten ääni saadaan kuuluviin?

Kokouskäytänteiden kehittäminen

Hajautuneessa tiimin kokouksissa eri aikamuotojen ja työtapojen käyttö sekä suunnitelmallisuus ovat vielä tärkeämpiä tekijöitä kuin kasvokkaisessa tapaamisessa. Osallistavat web-kokoukset on koettu tehokkaiksi, mielekkäiksi ja tasavertaisiksi yhteistyötavoiksi.

Hyvä ja toimiva kokous kestää tutkitusti noin 1,5 tuntia pitäen sisällään ajankäytön eri muodot.

Seuraava kuva kertoo mistä osa-alueista kokouksen tulee koostua onnistuakseen.

Sähköiset kokousympäristöt mahdollistavat osallisuuden kokeminen tasavertaisesti

Työtilat eivät enää ole ainoastaan työhuoneita, avokonttoreita ja kokoustiloja, vaan niiden rinnalle on tullut sähköiset työympäristöt: esim. sähköposti, puhelin, intranet, videoneuvottelu, web-kokous. Työn tuottavuuden kannalta asialistoja tärkeämmäksi nousevat työtilat ja menetelmät, joilla asioita käsitellään.

Sähköiset työympäristöt tukevat erilaisten asioiden syntymistä. Ei ole samantekevää, mikä työtila on milloinkin käytössä.  Kasvokkain tilanteessa ei-kielellinen viestintä on merkittävässä roolissa osallisuuden kokemisessa. Verkossa ei-kielellinen viestintä pitää tehdä näkyväksi. Verkossa viestimisessä ja vuorovaikuttamisessa korostuvat kirjallinen viestintä, eriaikaisuus ja monikanavaisuus. Käytetään esim. chatia, hymiöitä, tai keskustelulistoilla kirjoitus kuitataan luetuksi, vaikka ei otettaisikaan kantaa. Mahdollisuuksia on paljon, mutta ne ovat erilaisia kuin kasvokkain viestinnässä.

Osallisuuden tunne syntyy siitä, että voi liittyä keskusteluun ja sitoutua toimintaan. Tärkeäksi nousevat pelisäännöt – miten verkkokokouksessa pystyy saamaan tasavertaisesti mielipiteensä esille.

KOKEILKAA JA REFLEKTOIKAA – MILLAISIA VAIKUTUKSIA?

Hyvän etäkokouksen tarkistuslista:

  1. Jaa ennakkomateriaali ja teemat agendaan ennakkoon kaikille.
  2. Kaikki tulevat linjoille samaan aikaan, kirjaudutaan n. 5 min ennen aloitusta.
  3. Lämmitellään ja päästetään päällimmäiset höyryt ulos (varmistetaan läsnäolo).
  4. Sopikaa ryhmän jäsenille eri rooleja: puheenjohtaja, osallistaja, havainnoija, kirjuri. Yhden ihmisen on haastavaa tehdä kaikkia näitä.
  5. Jaksota palaveri pieniin palasiin, ja tehkää yhteenvetoja.
  6. Jokainen mainitsee nimensä, kun aloitat puhumaan.
  7. Kysy ja aktivoi 10 min välein. Arvostava kysymisen taito antaa suunnan koko keskustelulle.
  8. Käytä rikasta, mutta yksiselitteistä kieltä – näin luot mielikuvia ja riittävää yhteistä ymmärrystä.
  9. Ohjatkaa keskustelua informaation jakamisesta enemmän yhteisen suunnittelun suuntaan. Siten sosiaalinen riippuvuus & me-henki lisääntyvät.
  10. Älä tee muita töitäsi samaan aikaan.
  11. Luokaa yhdessä pelisäännöt kokouksille.

 

ARVIOIKAA PALAVERIANNE YHDELLÄ KYSYMYKSELLÄ JOKA KOKOUKSEN LOPUSSA

Kysymysvaihtoehtoja:

Mitä haasteita tai yllätyksiä kohtasitte?
Miten asialista ja ennakkomateriaali tukivat neuvottelua?
Mitä pelisääntöjä teitte neuvottelussa – mikä toimi, mikä ei?
Oliko puheenjohtajalla osallistujista nimilista, miten keskustelu eteni ja puheenvuorot jakaantuivat, s
osallistuivatko kaikki keskusteluun?
Miten teitte yhteenvedot ja kirjasitte päätökset?
Pystyittekö pitämään suunnitellun aikataulun?
Kuinka mielekkäänä ryhmä piti kokousta?
Mitä muuttaisin seuraavaksi kerraksi?