Lähiesimies

Läsnäolo on tapa synnyttää luottamusta

Monipaikkaisessa tiimissä tuntee olonsa helposti fyysisesti yksinäiseksi, kun kollegat ovat muilla paikkakunnilla. Näin hajautuneessa työssä korostuu kuulluksi tulemisen merkitys – minusta ollaan kiinnostuneita ja minua tuetaan. Esimiehen on hyvä huomioida aina etäällä toimivat ryhmäläiset. Kun esimerkiksi ryhmäläinen soittaa, on tärkeää olla läsnä, jotta kokemus kuulluksi tulemisesta mahdollistuu. Pieni hetki tai yksi vastaus voi olla suuri asia etäällä toimivalle. Yhtä paljon kuin puhelimeen tai sähköpostiin vastaaminen myös vastaamatta jättäminen on viestintää.

Yksinkertaiset asiat korostuvat virtuaalisessa työssä ja käytännönläheinen luovuus on esimiehen toiminnassa tärkeää. Samalla esimiesten kokema riittämättömyys tulee usein tarinoina vastaan: miten käyttää aikaa, jotta oma porukka kokee tulleensa kuulluksi?

Usein ratkaisut ovat yksinkertaisia käytäntöjä. Voisiko yhtenä ratkaisuna olla esim. tekstiviestit paluuviestinä soittoon – palaan 2h sisässä asiaan tai sähköpostilla ilmoitettu: Minulla on aikaa jutteluun huomenna klo 7–8 välillä autoa ajaessani. Miten saisimme tärkeät keskustelut käytyä silloin – kun niistä on hyötyä.

Lähiesimiehen on hyvä miettiä, mitä priorisoi omassa johtamistyössään tärkeäksi. Asioiden ja ihmisten johtamisen on tärkeää olla tasapainossa. Siksi mm. kehityskeskustelut ovat aiempaa tärkeämpiä. Intensiivisessä muutosvaiheessa on hyvä tarjota esimerkiksi mahdollisuus tiheämpiin agendattomiin keskusteluihin ja ryhmäkeskusteluihin. Esimiehen ajankäytön kannalta on tärkeää, ettei esimiehen alaisten määrä kasva liian korkeaksi.

Ryhmään kuulumisen tunnetta voi lisätä esimerkiksi tekemällä erilaisia 2–3 henkilön välisiä työnkehittämisen keskusteluita, lyhyitä soittoja kollegoiden kesken tai esimerkiksi 10 minuutin virtuaaliaamukahveja, joiden jälkeen taas jatketaan monipaikkaisesti omaa työtä.

Tavallisia kysymyksiä lähijohtamiseen liittyen:

  • Miten etäältä voi johtaa?
  • Miten ryhmän kanssa kannattaa lähteä liikkeelle luomaan virtuaalista yhteistyötä ja kulttuuria?
  • Miten sitouttaa hajautuneesti toimiva ryhmä?

Tuntemisen ja arvostuksen kautta jokainen löytää paikkansa

Eri paikkakunnilla toimivissa ryhmissä ihmiset eivät useinkaan alkuvaiheessa tunne toisiaan. Kiireiden keskellä on helppo turvautua vanhoihin kontakteihin ja asiantuntijoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rakenneuudistusten jälkeen uusien tiimien toiminta ei lähde helposti liikkeelle vaan toiminnan tasolla asioita tehdään samalla tavalla samojen ihmisten kanssa kuin ennenkin. Yhden ryhmän sisällä voi olla useita käytänteitä ja jopa päällekkäistä toimintaa. Virtuaalitiimien tutkimuksissa on osoitettu, että kannattaisi kerran tavata kasvokkain – jonka jälkeen luottamus on korkeammalla tasolla jatkon virtuaaliyhteistyötä varten. (Matti Vartiainen tutkijoineen, Aalto yliopisto. Vital web-tool 2007–2009.) Myös webkameroiden käytön tiedetään lisäävän läsnäoloa ja tutustumisvoimaa – ja parempia keskusteluita.

Uudessa ryhmässä / tiimissä liikkeellelähtö-vaiheessa yksi onnistunut käytäntö on ns. roolikortit (kts. alempana). Roolikorttien tekeminen helpottaa ryhmäytymistä etenkin silloin, kun ei voida nähdä alkuvaiheessa kasvokkain. Nimille saadaan kasvot ja suhteet lähtevät helpommin syntymään. Näin saadaan myös hyödynnettyä osaajien vahvuuksia ja tunnistetaan, mitä kukin pitää työssä tärkeänä ja mitä arvoja ihmisillä on. Nämä ovat avaimia arvostavaan työtapaan, joka on hajautetun työn myötä parhaimmillaan kasvanut.

Jokainen haluaa vaikuttaa

Päätöksentekoon ja valtuuksista keskusteluun hajautuneessa tiimissä on hyvä käyttää aikaa. Haasteena on, että kuva valtuuksista ja vastuista jää epäselväksi – mitä minä voin ja mitä minun tulee tehdä itsenäisesti, ryhmässä ja esimiehen kanssa. Mikäli ryhmän jäsenille ei synny kuvaa vastuista ja valtuuksista, helposti toimitaan eri tavoin tai mennään turvallisen vaihtoehdon mukaan ja nojaudutaan esimieheen.

Onnistuessaan päätöksentekotavat on koettu hajautuneissa tiimeissä aiempaa tasavertaisemmiksi ja siten oikeudenmukaisemmiksi. Sitouttamisen näkökulmasta on tärkeää, että jokainen pystyy oikeudenmukaisesti ja tasavertaisesti vaikuttamaan päätösten tekemiseen fyysisestä toimipaikasta riippumatta. Asioita tulee hoitaa yhdessä suunnitellen, ei tehtäviä antaen. Ryhmän on hyvä yhdessä miettiä, missä asioissa tarvitaan vahvaa sitoutumista ja mitkä asiat esimies tai ryhmän jäsen voi päättää yksin – samalla muistaen, että vaikuttamisen mahdollisuus ja itseohjautuvuus ovat keskeisiä motivaattoreita ja työhyvinvoinnin lähteitä etenkin asiantuntijatyössä. Näistä kannattaa tehdä selkeä suunnitelma. Suhteessa työn tarpeisiin kannattaa tutustua tekniikan mahdollisuuden -osion nelikenttään ja pohtia mitä työvälineitä tarvitaan ja miten niitä käytetään ryhmän päätöksentekoprosesseissa. Tiimin työtapojen ymmärryksen lisäämiseksi on hyvä piirtää esimerkiksi kuukausi- tai vuosikello.

HYVÄ KÄYTÄNTÖ KOKEILTAVAKSI

Muiden tunteminen ja työnjaon tarkka miettiminen ennen toiminnan aloitusta selkeyttää johtamista. Tähän kannattaa panostaa heti tiimin käynnistysvaiheessa. Roolikortit tarjoavat nimille kasvot ja selkeyttävät kokonaisuuden hahmottamista sekä hajautuneesti toimivien toimijoiden välisiä yhteyksiä. Yhtä tärkeää, kuin tietää työnkuvasta on tutustua ajattelumaailmaan työtehtävien takana.

Lähetä jokaiselle tiimiläiselle seuraava taulukko täytettäväksi ja tallentakaa ne esimiehen ohjaamaan paikkaan. Ensimmäisessä kasvokkain tapaamisessa, ryhmäytymisessä ja toiminnan suunnittelussa on hyvä käyttää roolikortteja avuksi.