Case VTT: Sisäinen keskustelu vahvuudeksi

Monella paikkakunnalla toimiva VTT:n uusi asiantuntijatiimi rakensi ryhmätyönä itselleen oman identiteetin ja loi askelmerkit menestymiselle. Strategian suunnan kehittäminen ”alhaalta ylös” -periaatteella myös vahvisti tutkijoista koostuvan tiimin myynnillisiä kykyjä.

Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy alkoi suunnitella uutta rakennettaan ja hallintomalliaan muutama vuosi sitten. Näköpiirissä olevat muutokset aiheuttivat pohdintaa 50 asiantuntijasta koostuvassa osaamiskeskuksessa, jonka teknologiapäällikkönä TkT, FT Heli Talja tuolloin työskenteli.

Kaiku-rahoituksella yhteistyössä Humap Oy:n kanssa käynnistetty kehityshanke yhteisöllisyyttä luovasta strategisesta dialogista sai matkanvarrella uuden fokuksen, kun Taljan tehtäväksi uudessa organisaatiossa tuli vetää Espoossa, Tampereella ja Oulussa työskentelevästä 25 tutkijasta koostuvaa uutta nk. BONE-tiimiä.

”Tiimin jäsenet tulivat eri puolilta vanhaa organisaatiota eivätkä välttämättä tunteneet toisiaan. Koulutustaustaltaan monitieteelliseen joukkoon mahtui niin teknisen koulutuksen saaneita kuin myös kasvatus- ja kauppatieteilijöitä”, uuden tiimin vetäjäksi nimitetty Heli Talja kuvailee liki kahden vuoden takaista lähtötilannetta.

Kysymys: keitä me olemme?

Asiakkaiden liiketoiminnan uudistamista organisaatioissa ja verkostoissa ratkovalle tiimille ryhdyttiin vuoden 2014 aikana hahmottamaan visiota, toimintatapoja sekä tiimiä yhdistäviä tutkimuksellisia teemoja ryhmätyönä. Myös nuorten tutkijoiden ääni haluttiin kuuluville.

”Käytännössä tiimin jäsenet työskentelevät hajallaan ympäri maata, joten haasteeksi muodostui saada yhdellä kertaa porukka koolle samaan paikkaan”, Heli Talja kertoo.

Virtuaalinen verkossa toimiva Real-työkalu osoittautui käteväksi keskustelukierroksia tukevaksi välineeksi, jonka avulla eri paikkakunnilla työskentelevät ryhmät saattoivat käydä aktiivista dialogia. ”Keskusteluun on voinut liittyä myös eri ajankohtina, sillä työkalu ei ole aikasidonnainen.”

Kolmivaiheisessa prosessissa lähdettiin liikkeelle pohtimalla tiimin omia vahvuuksia ja peilaamalla niitä innostaviin tulevaisuudennäkymiin.

Kolmen hengen välillä käydyistä keskusteluista työstettiin verkkoon aluksi noin 10 ̶ 15 minuutin mittainen video, jota paikkakuntakohtaiset tiimit pääsivät kommentoimaan. Aiheiden työstämistä jatkettiin edelleen pienryhmissä.

”Kyseessä ei ollut nimetön huutelu, vaan ryhmä esiintyi aina yhteisellä nimellään kertomalla mitä ajatuksia kyseinen asia oli jäsenissä herättänyt”, Talja sanoo.

Myyntityölle suuntaa

Yhteisen näkemyksen pohjalta keskustelun painopiste siirtyi kehitystarpeisiin, erityisesti ulkopuolelta saatavien toimeksiantojen määrän kasvattamiseen. Konkreettisiksi tavoitteiksi määriteltiin osaamisen kehittäminen ja palvelumallin luominen.

”Vaikka olemmekin tutkijoita, tehtäviimme kuuluu myyntityö, jonka merkitys korostuu julkisen rahoituksen pienentyessä. VTT:n yhtiöittäminen tukee tätä samaa kehitystä ajatuksella kaikki myyvät”, Talja kertoo.

Viimeisellä kierroksella virtuaalisen dialogin aiheina olivatkin tulevaisuuden menestymisen kulmakivet: uudet keinot asiakashankkeiden edistämiseksi ja myyntitoiminnan vahvistamiseksi.

Tässä Heli Taljan mukaan onnistuttiin rakentamaan innostunutta mindsettia ja myös toimivia käytäntöjä.

”Myynnin koordinointi päätettiin vastuuttaa paikkakuntakohtaisesti tietyille asiantuntijoille, jotka puolestaan vievät asioita nyt aktiivisesti eteenpäin. Liikkeelle on päästy hyvin. Olenkin vakuuttunut, että tulokset näkyvät ennen pitkää myös viivan alla.”

Aamukahveja virtuaalisesti

Ryhmien välinen keskustelu on jatkunut vilkkaana varsinaisen kehittämishankkeen jälkeenkin, sillä ihmiset oppivat tuntemaan toisensa nopeasti. Heli Talja kertoo, että tiimi omaksui joustavasti sähköisten työvälineiden hyödyntämisen. Tiedon jakamisesta tuli sen myötä avointa ja aktiivista.

”Pidämme nyt Lyncin avulla torstaiaamuisin yhteisen kahvitilaisuuden, jossa käymme läpi ajankohtaisia teemoja ja keskustelemme uusista ideoista. Myös myyntiin liittyvät asiat ovat vahvasti esillä. Voivottelun sijasta keskustelu on aina rakentavaa ja eteenpäin katsovaa”, Talja iloitsee.

Videokokoukset parin kuukauden välein täydentävät viikoittaisia virtuaaliaamukahveja, johon kiireiset tutkijat pyrkivät mahdollisuuksien mukaan osallistumaan. Tiimi kohtaa kasvokkain kerran tai pari vuoden aikana.

Tiimiläisten keskinäistä tutustumista edisti Heli Taljan mukaan myös keskusteluparien kokoaminen toisilleen entuudestaan tuntemattomista henkilöistä. Myös jatkossa pieniä yhteisiä asioita aiotaan valmistella samaan tapaan parityöskentelynä, yhdessä kommunikoiden ja ideoiden.

Tiedon jakamisesta tuli sähköisten työvälineiden myötä avointa ja aktiivista.

”Vierastin itsekin aluksi sitä, että tiimipäällikkönä nimeän työparit, mutta ratkaisu osoittautui yllättävän toimivaksi. Moni kommentoikin jälkeenpäin, ettei olisi muuten ottanut tuntemattomaan kollegaan yhteyttä, ellei pomo olisi käskenyt”, Talja nauraa.

Lujuusopin lisäksi muutosjohtamisesta aikanaan väitellyt Heli Talja pitää muutoskyvyn tukemiseen ja ryhmän sisäisten suhteiden kehittämiseen tähdännyttä prosessia erityisen onnistuneena.

”Virtuaalinen tiimimalli ja sen rakentaminen itseohjautuvasti edustaa VTT:ssä uudenlaista tapaa toimia. Pohdimmekin parhaillaan keinoja kahden rinnakkaisen tutkijatiimin kehittämistä isompana palvelukokonaisuutena, jonka yhteisenä nimittäjänä on viisi aihealuetta. Tässä voimme hyödyntää tiimin kokoamisessa nyt tehokkaaksi osoittautunutta prosessia.”

Heli Talja arvioi, että VTT:n omaksuman prosessin soveltaminen edellyttää uudenlaista johtajuutta ja vallasta irti päästämistä verrattuna perinteiseen hierarkkiseen malliin. Hänelle itselleen tämä ajatusmalli on ollut itsestään selvyys jo esimiesuran alkuvuosista.

”Asiantuntijoita johdettaessa lähtökohtana on, että osaaminen ja ymmärrys löytyvät heiltä, sen pohjalle rakennetaan kaikki muu.”

 


Teksti: Pirjo Kuisma | Kuva: Soile Kallio

(Uusi Kaiku 03/2015)