Case Salpausselän syyttäjänvirasto: Muutoksen mestarit

Yhdistyminen onnistuu parhaiten, mikäli yhteistä linjaa luodaan paikallisten hyvien käytäntöjen pohjalta eikä kaikkia työtapoja muuteta kerralla. Viidellä paikkakunnalla toimivassa Salpausselän syyttäjänvirastossa uskotaan pienten arkisten asioiden yhdessä kehittämiseen.

Kouvolassa päätoimipaikkaansa pitävä ja tällä hetkellä 58 henkilöä työllistävä virasto on viime vuosina laajentunut vaiheittain Lahteen, Kotkaan, Lappeenrantaan ja viimeksi Hämeenlinnaan. Syyttäjälaitoksessa virasto on Suomen neljänneksi suurin.

Johtava kihlakunnansyyttäjä Jarmo Toivola on johtanut Salpausselän syyttäjänvirastoa nyt kolmisen vuotta ja luotsannut viimeisimmän yhdistymisen. Aiempaa kokemusta yhdistymisistä hänellä on Itä-Suomen syyttäjänvirastosta.

”Monitoimipaikkaisuus luo omat haasteensa, mutta myös paikalliset käytännöt eri sidosryhmien kuten käräjäoikeuksien ja poliisin kanssa vaihtelevat. Tästä syystä on luontevaa, että palvelutoimistot voivat ratkoa itsenäisesti monia käytännön asioita”, Toivola perustelee eri paikkakuntien ominaispiirteiden huomioimisen tärkeyttä.

Monipaikkaisuuden onnistumista kuvaa viraston tasaisen hyvä kehitys työilmapiirissä (4,14) ja työtyytyväisyydessä (3,77), mikä viime vuoden VMBaron mukaan oli syyttäjälaitoksen korkein.

Joutuisaa juttujen käsittelyä

Paikalliset palvelutoimistot tekevät toistensa kanssa tiivistä yhteistyötä. Me-henki korostuu ja asiat halutaan nähdä koko viraston yhteisinä. Tämä heijastuu myös tuloksellisuuteen.

Toivola kertoo, että rikosprosessit sujuvat valtakunnalliseen tilanteeseen verrattuna kaikkein joutuisimmin. ”Yhden jutun käsittelyaika oli viime vuonna keskimäärin 1,5 kuukautta eikä yli vuoden vanhoja avoinna olevia asioita odottanut vuoden vaihtuessa pöydällä ainuttakaan.”

Työmääriä seurataankin systemaattisesti ja kasaantumiseen puututaan varhaisessa vaiheessa.

Lahden palvelutoimiston apulaispäällikkö Pasi Pälsi pitää töiden sujuvuuden ja henkilöstön hyvinvoinnin varmistamisen kannalta tärkeänä, ettei ihmisiä tarpeettomasti siirrettäisi paikkakunnalta toiselle.

”Työn kannalta paras tulos syntyy, kun henkilö voi työskennellä juuri siinä paikassa kuin haluaa ja tehdä sitä työtä, jonka kokee mielekkäimpänä. Pyrimmekin siirtämään töitä, ei ihmisiä”, Pälsi korostaa.

Yhteistyötä koko rikosprosessiketjussa työskentelevien kanssa on alettu tiivistää Salpausselän syyttäjäviraston aloitteesta.

Syyttäjänsihteeri Maarit Laine kertoo käräjäsihteerien ja tutkintasihteerien kanssa käytyjen tapaamisten osoittautuneen työn kehittämisen kannalta antoisiksi. ”Toisen työn tunteminen on hyvän yhteistyön edellytys”, pitkän virkauran tehnyt Laine sanoo.

Turvallisuus edellä

Virastossa noudatetaan paitsi syyttäjälaitoksen toimintalinjauksia myös yhteistä työterveyssuunnitelmaa, joita molempia sovelletaan ja täydennetään paikallisesti.

Hämeenlinnan apulaispäällikkö, työsuojelupäällikkö Matti Torkkel iloitsee toimiston upouusista tiloista pari vuotta sitten valmistuneen poliisitalon yhteydessä. Vanhasta toimitilasta oli jouduttu luopumaan sen sisäilmaongelmien vuoksi. Ennen muuttoa ehdittiin viettää reilu pari vuotta väistötiloissa.

”Uusi sijainti tukee erinomaisesti poliisin kanssa tehtävää yhteistyötä. Asiakastapaamisiin voidaan käyttää yhteisiä neuvottelutiloja, mikä heijastuu henkilökunnan turvallisuuden kokemukseen. Omiin tiloihimme emme ulkopuolisia päästä”, Torkkel kertoo.

Jälkikäteen kaikkein tehokkainta kriittisten tilanteiden hoitoa on keskinäinen keskustelu ja tuen antaminen kollegalle.

Pasi Pälsi muistuttaa, että syyttäjät ovat tekemisissä enimmäkseen negatiivisten asioiden kanssa. Turvallisuuden ja henkisen työsuojelun rooli on siksi jopa fyysistä tärkeämpi.

”Uhkatilanteiden varalle meillä löytyy omat menettelytavat ja tarvittaessa saamme apua myös työterveyshuollon ammattilaisilta. Silti, jälkikäteen kaikkein tehokkainta kriittisten tilanteiden hoitoa on keskinäinen keskustelu ja tuen antaminen kollegalle”, Pälsi painottaa.

Turvallisuuden ja työterveyden ylläpitämiseksi myös työskentelytiloja parannetaan ja kehitetään kaiken aikaa. Esimerkiksi sähköisiä työpöytiä hankitaan Hämeenlinnan tapaan myös muihin palvelutoimistoihin sitä mukaa kun tiloja remontoidaan: Kotkaan elokuussa ja Lahteen ensi vuonna. Tulossa on myös ensiapukurssi koko henkilökunnalle.

Asiakirjat biteiksi

Syyttäjänvirastossa eletään uuden odotuksessa. Rikosasioiden käsittely muuttuu lähivuosina valtaosin sähköiseksi Aipa-järjestelmän myötä. Sen arvellaan valmistuvan vuoteen 2018 mennessä.

”Syyttäjä ei jatkossa enää lähdekään käräjille vetämällä perässään kärryllistä asiakirjoja, sillä tiedot kulkevat kevyesti taskussa levykkeellä”, Pasi Pälsi kuvailee edessä olevaa uudistusta.

Viime marraskuussa Hämeenlinnan palvelutoimistossa aloittanut kihlakunnan syyttäjä Minna Mielonen pitää muutosta tiedonkäsittelytavassa luontevana kehityksenä. Hän toivoo kuitenkin, että järjestelmän käyttäjäystävällisyys osataan riittävästi huomioida.

”Nyt selaamme paperisia pöytäkirjoja pöydällä, jatkossa katsomme asioita ruudulta. Mutta eiköhän siihen nopeasti totu”, Mielonen uskoo.

Hän muistuttaa kuitenkin, että tietojärjestelmän toteuttamisessa työtä tekevien ihmisten kuunteleminen tarkalla korvalla on ensisijaisen tärkeää. ”Myöhemmin meidän pitäisi voida kätevästi päivittää niitä kohtia, jotka eivät mielestämme toimi.”

Työnilo palautui

Pasi Pälsi sanoo Salpausselän syyttäjänviraston oppineen vuosien saatossa muutoksen ammattilaisiksi. Yhdenmukaisuutta ei ole asetettu itsetarkoitukseksi eikä asioita sanella ylhäältäpäin vaan ihmisille annetaan riittävästi vapautta toimia ja tilaa vaikuttaa.

”Itsenäisyyden menettäminen saattaa pienelle virastolle olla aluksi kova paikka. Mikäli tässä kohtaa epäonnistutaan, kuluu monta vuotta asioiden paikkaamiseen.”

Pälsin mukaan yhdistymisvaiheen alussa esimiesten rooli korostuu. ”Vaikka esimiehet eivät heti alkuun itse hyväksyisikään muutosta, heidän täytyy kyetä ajattelemaan porukkansa tulevaisuutta, toimia puskurina ja suodattimena. Tämä on ainoa tapa, jolla homma saadaan onnistumaan.”

Hämeenlinnan palvelutoimistossa työskentelevä Maarit Laine pukee henkilöstön tunnelmat yhdistymisen onnistumisesta sanoiksi korostamalla, miten tärkeä merkitys on hyvällä johdolla.

”Täällä ei voitaisi toimia, mikäli johto ei tuntisi tehtäviään. Hyvän tiedonkulun ansiosta mikään asia ei tule puskista. Meihin myös luotetaan. Nyt olen löytänyt työniloni takaisin!”

 


Teksti: Pirjo Kuisma | Kuvat: Soile Kallio

(Uusi Kaiku 02/2015)