Case PRH: Kohti yhtenäistä työkulttuuria

Patentti- ja rekisterihallitus lähti rakentamaan uudenlaista työyhteisöviestinnän kulttuuria kolmisen vuotta sitten. Viraston strategiaa tukevan viestinnän uskotaan jatkossa parantavan osaltaan myös tuottavuutta.

TYVI-hankkeeksi nimetty kaksi vuotta kestänyt kehitysprojekti sisälsi tarkat askelmerkit kohti tavoitetta luoda PRH:sta yksi ja yhtenäinen, sekä oman henkilöstön että asiakkaiden silmin katsottuna.

PRH:n sen hetkisen viestinnän tilan ja kehittämistarpeiden selvittämisen jälkeen päästiin tositoimiin. Yhteisiä viestinnän työtapoja, toimintamalleja, prosesseja ja työtapoja alettiin hioa yhteistuumin. Uusia tapoja myös päätettiin ottaa ketterästi käyttöön saman tien.

”Kaikkien työyhteisöviestinnän kehittämistoimien tavoitteena on ollut helpottaa prh:laisten työtä ja keskinäistä vuorovaikutusta, ja tässä mielestämme myös onnistuimme. Mutta ilman johdon, eri henkilöstöryhmien, viestinnän ja henkilöstöhallinnon saumatonta yhteistyötä emme olisi kyenneet näin hyviin tuloksiin”, viestintä- ja asiakaspalvelujohtaja Anna Lauttamus-Kauppila kertoo.

Viestinnällä laaja vaikutus

PRH:n työyhteisöviestinnän kehittämisessä teoreettiseksi kehykseksi valittiin Elisa Juholinin luoma työyhteisön uusi agenda, jossa viestintää tarkastellaan erilaisten teemojen avulla. Esimerkiksi isojen asioiden jakaminen ja niistä keskustelemisen tiedetään lisäävän henkilöstön ymmärrystä.

Arvostusta ja ajan tasalla olemisen tunnetta puolestaan vahvistaa, mikäli asioista kerrotaan reaaliaikaisesti ja ihmiset pääsevät itsekin vaikuttamaan tiedon jakamiseen. Osallistuminen, vaikuttaminen sekä yhdessä tekeminen ja oppiminen paitsi sitouttavat myös lisäävät koko henkilöstön osaamista.

Viestintää tehostavia mainioita ideoita nousi esille kymmenittäin jo projektin alkuvaiheessa: johtoryhmän pelisäännöt, pääjohtajan kyselytunti, ollaan ystävällisiä! -kampanja, uusi puhelinluettelo, perehdytysviikko, uusien projektien esittelysivut sekä työkaverit tutuiksi -sivut intraan.

Seuraavana vuonna uudistusten aalto jatkui. Asiakirjamalleja selkeytettiin, kehityskeskusteluihin lisättiin strategianäkökulma, sähköpostikäytäntöjä yhtenäistettiin ja aloitettiin muun muassa henkilökiertomallin kokeilu.

Suurimmat työn sujuvuutta lisäävät kehittämiskohteet koskivat tiedonhallintastrategiaa, yhtenäisen intranetin luomista viiden erillisen tilalle ja yhteisen dokumentinhallintajärjestelmän rakentamista.

Tärkeään rooliin nousi henkilöstön viestintätaitojen vahvistaminen ja uusien käytäntöjen juurruttaminen monipuolisen koulutuksen avulla.

 


Teksti: Pirjo Kuisma | Kuva: IStockphoto

(Uusi Kaiku 03/2015)